A seguito della pandemia Covid-19 l'impiego di sistemi di videoconferenza come Google Meet, Microsoft Teams, Zoom Meetings ha visto un incremento esponenziale in moltissimi settori. Ogni azienda si è dovuta dotare di tecnologia software e spesso anche hardware compatibile con la videoconferenza ed ha dovuto mutare le proprie abitudini organizzative. Colloqui di assunzione, riunioni aziendali interne, incontri con il cliente, riunioni del cda, assemblee generali e qualsiasi altro momento di scambio informativo si è trasformato in una videoconferenza.
Tutto questo cambiamento, sotto molti aspetti è interessante e avvincente, ha però fatto emergere alcune problematiche e limitazioni che, solo strumenti adeguati utilizzati nel modo corretto possono permetterne un superamento. È il caso delle operazioni di voto le quali, se impiegate con un discreto numero di partecipanti alla videoconferenza, può nascondere delle complicazioni se l'organizzatore dell'evento non si prepara adeguatamente.
Ma facciamo però un passo indietro. Quali sono le problematiche che tipicamente si verificano durante sessioni di videoconferenza con un numero elevato di partecipanti?
- problemi di connettività ovvero lentezza della linea internet
- difficoltà generali nella gestione dei presenti
- difficoltà ad intercettare eventuali problemi di uno singolo utente
- la priorità di intervento dei partecipanti
- l'approvazione di una proposta da parte degli aventi diritto
- la nomina di un rappresentante, da parte dei presenti, con votazione palese
- una votazione segreta
- la verifica delle persone realmente presenti, durante l'evento
Spesso queste problematiche, oltre che causare difficoltà organizzative, rischia di causare una certa confusione nei partecipanti con conseguente calo dell'attenzione e della motivazione.
VotoDigitale supporta l'organizzatore attraverso funzionalità che aumentano il livello di coinvolgimento del partecipante e riducono notevolmente i tempi di attesa. Impiegare un sistema di votazione elettronica in riunione in videoconferenza significa poter gestire:
- l'ingresso e l'uscita dalla sala dei presenti
- l'ordine della parola
- controllo periodico dei presenti
- la somministrazione di sondaggi di gradimento
- le operazioni di voto di vario tipo
- la nomina di un rappresentante
- la gestione del voto elettronico segreto
Il sistema di votazione elettronica VotoDigitale permette quindi di risolvere buona parte dei problemi dovuti alla videoconferenza riuscendo così ad organizzare eventi professionali e coinvolgenti anche nel caso di un numero di partecipanti elevato.
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